De flesta BRF-styrelser som byter förvaltare gör det inte för att spara pengar. De gör det för att de inte får svar i tid, för att rapporterna är obegripliga eller för att de känt sig som ett nummer i en stor organisation. Själva bytet tar fyra till åtta veckor i aktivt arbete. Uppsägningstiden bestämmer hur lång vänteperioden blir. I den här guiden går vi igenom hela processen.
Innan ni byter: kontrollera ert nuvarande avtal
Innan ni gör något annat behöver ni veta vad som står i ert befintliga förvaltningsavtal. Tre saker att kontrollera:
Uppsägningstid
De flesta förvaltningsavtal har tre till sex månaders uppsägningstid. En del avtal, framför allt äldre, har upp till nio månader. Vet ni inte var avtalet ligger? Be er nuvarande förvaltare om en kopia. De är skyldiga att lämna ut det.
Automatisk förlängning
Många avtal förlängs automatiskt med tolv månader om uppsägning inte sker inom den avtalade fristen. Att missa det datumet innebär att ni sitter fast ytterligare ett år. Kontrollera datumet och sätt en påminnelse i kalendern minst åtta månader före förnyelsedatumet.
Klausuler om förtida avslut
Vissa avtal har bestämmelser om vad som händer vid förtida uppsägning. Vanligast är att ni betalar ut resterande uppsägningstid. Kontrollera om det finns sådana villkor och vad de innebär ekonomiskt.
Steg för steg: så byter ni förvaltare
Steg 1. Styrelsen fattar beslut
Att byta förvaltare är en förvaltningsåtgärd som faller inom styrelsens ansvar. Ni behöver inget stämmobeslut. Protokollför beslutet på ett styrelsemöte och ange motivet kort. Det stärker styrelsens position om beslutet ifrågasätts vid en framtida stämma.
Vanliga skäl som styrelser anger:
- Bristande tillgänglighet och lång responstid
- Otydlig eller obegriplig rapportering
- Hög personalomsättning hos förvaltaren, ny kontaktperson varje år
- Förvaltaren saknar lokal närvaro i Stockholmsregionen
- Priset har ökat utan att tjänsteomfattningen ändrats
- Styrelsen vill ha en förvaltare med bättre branschkunskap
Steg 2. Begär offerter från nya förvaltare
Kontakta två till tre förvaltare och be om specificerade offerter. Var tydliga med vad ni vill ha. Komplett BRF-förvaltning, enbart teknisk, enbart ekonomisk eller en kombination. Beskriv er fastighet: antal lägenheter, byggnadsår, aktuellt skick och eventuella pågående projekt.
Fem frågor att ställa till varje förvaltare:
- Vem blir vår kontaktperson och vad händer om den personen slutar?
- Vad ingår i grundpriset och vilka tillägg finns?
- Hur ofta gör ni rondering och vad innehåller den?
- Kan vi se ett exempel på en månadsrapport och en årsredovisning?
- Hur hanterar ni övergången från vår nuvarande förvaltare?
Läs mer om vad förvaltning kostar i Stockholm för att kunna bedöma om offerternas prisnivå är rimlig.
Steg 3. Välj ny förvaltare och teckna avtal
Jämför offerterna post för post, inte bara totalsumman. En offert som ser billigare ut kan sakna jour, underhållsplanering eller årsredovisning. Teckna avtal med den nya förvaltaren och sätt ett startdatum som matchar uppsägningstidens slut hos den gamla.
Steg 4. Säg upp det gamla avtalet
Skicka en skriftlig uppsägning till er nuvarande förvaltare. Mejl fungerar, men skicka gärna ett rekommenderat brev också för att ha dokumentation. Ange uppsägningsdatum och hänvisa till avtalets uppsägningsvillkor. Håll tonen saklig. Ni behöver inte motivera bytet.
Mall för uppsägning:
”Till [förvaltarens namn]. Styrelsen i BRF [namn] meddelar härmed uppsägning av förvaltningsavtalet daterat [datum]. Uppsägningen sker i enlighet med avtalets villkor om [X] månaders uppsägningstid. Sista dag för förvaltningen blir [datum]. Vi ber er bekräfta mottagandet av denna uppsägning. Med vänliga hälsningar, Styrelsen i BRF [namn]”
Steg 5. Överlämning
Det här är steget som oroar flest styrelser, men det brukar gå smidigast. Er nya förvaltare tar kontakt med den avgående och begär överlämning av:
- Bokföring och verifikationer för innevarande och föregående räkenskapsår
- Medlemsregister och lägenhetsförteckning
- Befintliga avtal (entreprenörer, försäkringar, lån, leverantörer)
- Underhållsplan om sådan finns
- Nycklar, koder och behörigheter
- Pågående ärenden och felanmälningar
- Bankfullmakter (nya tecknas, gamla återkallas)
Den avgående förvaltaren har enligt branschpraxis en skyldighet att lämna över allt material. I de allra flesta fall sker det utan problem. Vi hanterar hela kommunikationen med den avgående förvaltaren så att styrelsen inte behöver vara mellanhand.
Steg 6. Uppstart med ny förvaltare
Den nya förvaltaren stämmer av all överlämnad dokumentation, kontrollerar att bokföringen är komplett och korrekt, sätter upp nya rutiner för avgiftsaviering, attestering och rapportering, och genomför en första rondering av fastigheten. Ni får en namngiven kontaktperson som presenteras för styrelsen.
Tidslinje: hur lång tid tar ett förvaltarbyte?
| Fas | Tidsåtgång | Styrelsens arbetsinsats |
|---|---|---|
| Kontrollera avtal och fatta beslut | 1-2 veckor | 1-2 timmar |
| Begära och jämföra offerter | 2-4 veckor | 2-3 timmar |
| Teckna avtal och säga upp | 1 vecka | 1 timme |
| Uppsägningstid (vänteperiod) | 3-6 månader | Ingen |
| Överlämning | 2-4 veckor | 1 timme |
| Uppstart ny förvaltare | 2-4 veckor | 1-2 timmar |
Styrelsens totala arbetsinsats är normalt fem till åtta timmar fördelat över hela processen. Resten sköter den nya förvaltaren.
Vanliga orsaker till byte
Vi frågar alltid styrelser som kontaktar oss varför de vill byta. Svaren är påfallande lika:
Bristande tillgänglighet
Mejl som tar dagar att besvara. Telefon som går till en växel utan att någon ringer tillbaka. Felanmälningar som ligger olösta i veckor. Det är den överlägset vanligaste orsaken. En förvaltare som inte svarar kan inte förvalta.
Hög personalomsättning
Ny kontaktperson varje år. Den nya förvaltaren känner inte fastigheten, känner inte styrelsen och börjar om från noll varje gång. Kontinuiteten försvinner och styrelsen tvingas upprepa samma information om och om igen.
Otydlig rapportering
Ekonomiska rapporter som bara är en utskrift ur bokföringssystemet utan kommentarer. Tekniska rapporter som säger ”allt ok” utan detaljer. Om rapporten inte hjälper styrelsen att fatta beslut fyller den ingen funktion.
Brist på lokal närvaro
En förvaltare som sitter i en annan stad och administrerar er fastighet på distans. Responstiden vid akuta ärenden blir för lång. Ronderingarna blir för sällan. Kunskapen om er fastighet blir ytlig. Det märks särskilt i Stockholm där lokalkännedom om byggnadsbeståndet, hantverkarnätverket och de lokala regelverken gör stor skillnad.
Priset har ökat utan motprestation
Årliga prisökningar utan att tjänsteomfattningen förändrats. Det är inte ovanligt att en förening efter fem år betalar 30 till 40 procent mer än vid avtalstecknandet utan att ha fått fler tjänster.
Vad händer med bokföringen vid ett byte?
Det vanligaste orosmomentet. Bokföringen är känslig och ett glapp kan orsaka problem med årsredovisningen, deklarationen och avgiftsavieringen.
Så hanteras det i praktiken:
- Den avgående förvaltaren bokför fram till och med sista dagen i avtalsperioden och lämnar över en komplett balans- och resultatrapport.
- Den nya förvaltaren stämmer av alla saldon mot kontoutdrag och verifikationer. Eventuella felaktigheter rättas till.
- Nya bankfullmakter tecknas. Gamla fullmakter återkallas. Det tar normalt en till två veckor via banken.
- Avgiftsavieringen ställs om till den nya förvaltaren. Boende får information om nytt kontonummer.
Det smidigaste är att göra bytet vid ett årsskifte så att bokslutet görs av en förvaltare. Men byte mitt i räkenskapsåret fungerar också. Vi har gjort det många gånger.
Behöver ni stämmobeslut för att byta förvaltare?
Nej. Enligt bostadsrättslagen ansvarar styrelsen för förvaltningen av föreningens hus och mark samt föreningens ekonomi. Att välja förvaltare och att byta förvaltare är en del av den löpande förvaltningen och faller inom styrelsens beslutsmandat. Ni behöver inte kalla till extrastämma och ni behöver inget medlemsbeslut.
Det kan dock vara klokt att informera medlemmarna om bytet, särskilt om det innebär ändrat kontonummer för avgiftsinbetalningar. Ett kort meddelande i trapphuset eller via mejl räcker.
Byta förvaltare i Stockholm: lokala faktorer
Ett förvaltarbyte i Stockholm har samma grundprocess som i resten av landet, men det finns lokala faktorer som påverkar valet av ny förvaltare:
- Hantverkarnätverk. En förvaltare som nyligen etablerat sig i Stockholm har inte samma relationer med lokala hantverkare som en som varit verksam i regionen under lång tid. Det påverkar responstider och priser.
- Byggnadskunskap. Stockholms byggnadsbestånd spänner från sekelskiftesfastigheter till miljonprogram och nyproduktion. En förvaltare som bara har erfarenhet av en hustyp kan inte hantera alla.
- Kulturhistorisk klassificering. Blå- och grönmärkta byggnader i Stockholm kräver en förvaltare som vet vilka restriktioner som gäller vid renovering.
- Innerstadslogistik. Förvaltning i Stockholms innerstad ställer krav på planering av hantverkarbesök, parkering och tillståndshantering som inte alla förvaltare är vana vid.
Läs mer om hur vi arbetar och vilka områden vi täcker i Stockholmsregionen.
Frågor och svar om att byta förvaltare
Det BRF-styrelser i Stockholm oftast undrar över. Saknar ni svaret? Kontakta oss så svarar vi inom 24 timmar.
Hur lång tid tar det att byta förvaltare?
Styrelsens aktiva arbetsinsats är fem till åtta timmar totalt. Den totala kalendertiden beror på uppsägningstiden i ert nuvarande avtal, normalt tre till sex månader. Själva överlämningen och uppstarten tar två till fyra veckor.
Kostar det något att byta?
Bytet i sig kostar ingenting. Ni betalar er nuvarande förvaltare under uppsägningstiden och den nya förvaltaren från startdatumet. Det finns ingen överlappande dubbel kostnad om datumen samordnas korrekt.
Kan vi byta mitt i räkenskapsåret?
Ja. Det är smidigare vid ett årsskifte men det fungerar. Den avgående förvaltaren bokför fram till överlämningsdatumet och lämnar en balansrapport. Den nya förvaltaren tar vid och gör bokslutet vid årets slut.
Vad händer om den gamla förvaltaren vägrar lämna över material?
Det är ovanligt men förekommer. Den avgående förvaltaren har en skyldighet att lämna över all dokumentation. Om de drar ut på processen tar vi kontakt upprepade gånger och eskalerar vid behov. I extrema fall kan juridiska åtgärder behövas, men det händer sällan.
Behöver vi informera de boende?
Ja, om bytet innebär att kontonummer för avgiftsinbetalningar ändras. Skicka ut information i god tid innan den nya avieringen startar. Vi hjälper till med informationsbrevet.
Vi vet inte riktigt varför vi är missnöjda. Kan ni hjälpa oss att utvärdera?
Ja. Kontakta oss för en kostnadsfri genomgång av er nuvarande förvaltningssituation. Vi kan hjälpa er att identifiera vad som fungerar och vad som saknas, utan förpliktelser.
Kan vi behålla vår fastighetsskötare och bara byta förvaltaren?
Ja. Om ni har en fastighetsskötare ni är nöjda med kan ni behålla den och byta enbart den tekniska förvaltningen och ekonomiska förvaltningen. Vi samordnar med er skötare precis som vi gör med vilken underleverantör som helst.
Få ett prisförslag för er fastighet i Stockholm
Beskriv er fastighet och era behov så tar vi fram en offert anpassad efter just ert hus. Helt utan kostnad och utan bindning.
Ingen startavgift, inga dolda tillägg.